Shootory sostituisce i gruppi WhatsApp disordinati e i fogli di calcolo chaotici con un sistema strutturato di controllo della produzione. L'app organizza le giornate di riprese attorno all'assegnazione di compiti basata sui ruoli, consentendo a registi, produttori, direttori della fotografia, operatori di camera, tecnici del suono, tecnici delle luci e assistenti di produzione di ricevere incarichi specifici con tempistiche esatte e tracciamento del completamento.
Il sistema di gestione degli oggetti di scena e delle attrezzature utilizza tag di stato tra cui Necessario, Acquisito, Sul Set, Restituito e Danneggiato, consentendo la visibilità dell'inventario in tempo reale in tutti i reparti. Ogni voce degli oggetti di scena include il tracciamento delle quantità, l'assegnazione del team e l'organizzazione per categorie sotto le classificazioni Generale, Mobili e Tecnico. Il sistema di checklist divide i flussi di lavoro della produzione in categorie Preparazione, Inizio Giornata, Fine Giornata e Attrezzature con tracciamento del completamento dei singoli elementi e calcoli della percentuale di avanzamento.
La pianificazione del programma giornaliero registra i tempi effettivi rispetto ai programmi pianificati, generando approfondimenti operativi su ritardi, modelli di efficienza e prestazioni dei reparti. L'assistente di testo integrato genera checklist in base ai requisiti del progetto, gestisce il coordinamento dei tempi tra i reparti e produce rapporti concisi di fine giornata che riassumono i compiti completati, gli elementi in sospeso e il lavoro da portare avanti nelle giornate di riprese successive. Tutti i dati persistono localmente su iPad con compatibilità iOS 16.0 o successiva.
